অফিসের মিটিং এ মেনে চলতে হবে যেসব নিয়ম

মিটিং করতে ভালো লাগে না অনেকেরই। কিন্তু চাকরি করতে গেলে মিটিং এর সময়ে উপস্থিত থাকতেই হবে এবং এ সময়ে আপনার আচার আচরণও হওয়া চাই পেশাদার। এর জন্য কিছু নিয়ম জেনে রাখা জরুরী।

বিজনেস মিটিং-এর সময়ে আপনার কলিগ, বস এবং সম্ভাব্য ক্লায়েন্টও উপস্থিত থাকতে পারে। সুতরাং সম্মানজনক এবং পেশাদার আচরণ নিশ্চিত করাটা আপনার কর্তব্য।

বাংলাদেশে বিজনেস মিটিং এর নানান দিক সম্পর্কে কথা বলেন ট্রান্সকম ডিজিটাল এর মার্চেন্ডাইজিং ম্যানেজার সায়ফুস শাহেদিন। তার মতে, মিটিং হওয়া দরকার এজেন্ডা বেসড। অর্থাৎ যে বিষয়ে মিটিং ডাকা হয়েছে সেই বিষয়েই আলোচনা করাটা জরুরী। অপ্রাসঙ্গিক কথা বলে সময় নষ্ট করাটা সবার জন্যই বিরক্তিকর।

তিনি আরও বলেন, মিটিং এ কোনো বিষয় নিয়ে অতিরিক্ত সময় ধরে কথা বলাটাও অনুচিত। মিটিং হতে হবে সংক্ষিপ্ত। এছাড়াও মিটিং চলাকালীন একজন আরেকজনের সাথে কথা বললে সেটাও অপেশাদারিত্বের প্রমাণ।

এ ছাড়াও ক্যারিয়ার কোচ বারবারা প্যাক্টার এর লেখা বই “The Essentials Of Business Etiquette” থেকে

মিটিং এর আরও কিছু সাধারণ নিয়ম দেখে নিতে পারেনঃ

মিটিং শুরু হবার আগে অন্যান্যদের সাথে পরিচিত হতে পারেন

– মিটিং শুরু হবার আগে অন্যান্যদের সাথে পরিচিত হতে পারেন। এর মাঝে থাকতে পারেন আপনার সহকর্মী এবং সম্ভাব্য ক্লায়েন্ট

– মিটিং চলাকালীন সময়ে নিজের বক্তব্য সংক্ষিপ্তরূপে উপস্থাপন করুন। অযথা কথা বাড়াবেন না।

– মিটিং এ নিজের পরিচয় দিতে হলে দাঁড়িয়ে কাজটি করুন।

– সময়মত মিটিং এ চলে আসুন। অন্যদের সময় নষ্ট করবেন না।

– সোজা হয়ে বসে মিটিং এ মনোযোগ দিন।

– মিটিং এর জন্য মানানসই পোশাক পরুন।

– কী বিষয়ে মিটিং হবে সে ব্যাপারে আগে থেকে জেনে আসুন।

– বেশীরভাগ মিটিং এ অন্যের কথার মাঝে কথা বলাটা অভদ্রতা।

– চা, কফি অথবা পানি পান করা যেতে পারে কিন্তু অন্যকিছু না খাওয়াই ভালো।

– মিটিং এর সময়ে ফোন টেবিলে রাখবেন না। এতে অন্যদের মনোযোগ সেদিকে চলে যেতে পারে। ফোন সাইলেন্ট করে রাখুন। এরপরেও যদি জরুরী কল রিসিভ করতে হয় তবে মিটিং রুম থেকে বের হয়েই কাজটি করুন।

তথ্যসূত্রঃ The Essentials Of Business Etiquette